Die Beschaffung ist eine operative und liquiditätsbezogene Entscheidung
Der niedrigste Preis ist nicht immer das beste Angebot. Lieferverzögerungen oder schlechte Qualität können die Produktion stoppen und die Kosten erhöhen. Legen Sie Kriterien wie Preis, Liefertermin, Zahlungsbedingungen und Akzeptanzrate fest und verknüpfen Sie dann die Kaufentscheidung mit dem tatsächlichen Bedarf.
Trennen Sie die Anfrage von der Genehmigung und dem Empfang
Die Abteilung erfasst ihren Bedarf, der Einkaufsbeauftragte vergleicht die Angebote und die Abteilung genehmigt die Anfrage gemäß den Unternehmensrichtlinien. Wenn die Ware eintrifft, überprüft das Lager die Menge und den Zustand, dann gleicht der Buchhalter die Rechnung mit der Bestellung und dem Beleg ab. Trennung bedeutet nicht Bürokratie; Es soll verhindern, dass eine Person den gesamten Zyklus ohne Überprüfung kontrolliert.
- Fordern Sie einen Bedarf mit Begründung und gewünschtem Termin an.
- Vergleichen Sie Angebote, die in Menge und Spezifikation gleichwertig sind.
- Zulassung nach bestimmten Wertgrenzen.
- Gleichen Sie Menge und Preis ab, bevor Sie bezahlen.
Beispiel: Differenz zwischen Rechnung und Quittung
Wenn die Rechnung 100 Einheiten umfasste und das Lager 95 erhalten hat, genehmigen Sie die vollständige Zahlung nicht ohne Begründung. Fünf Einheiten befinden sich möglicherweise in einer späteren Lieferung, sind beschädigt oder weisen einen Dokumentenfehler auf. Pflegen Sie den Status und die Korrespondenz mit dem Lieferanten und übernehmen Sie dann die richtige Handhabung.
Gestalten Sie die Lieferantenbewertung transaktionsbasiert
Überprüfen Sie Verzögerungen, wiederholte Artikelablehnungen und Preisunterschiede, nicht nur persönliche Eindrücke. RedERP verknüpft Einkaufsdokumente mit Inventar und Konten und hilft Ihnen, dem Problem auf den Grund zu gehen. Bereiten Sie vor der Implementierung eine Lieferantenliste und Artikelspezifikationen vor und testen Sie dann einen vollständigen Einkaufszyklus.