المشتريات قرار تشغيل وسيولة
السعر الأقل ليس دائما العرض الأفضل. تأخر المورد أو ضعف الجودة قد يوقف الإنتاج ويزيد التكلفة. ضع معايير تشمل السعر وموعد التسليم وشروط الدفع ومعدل القبول، ثم اربط قرار الشراء بالاحتياج الحقيقي.
افصل الطلب عن الاعتماد والاستلام
يسجل القسم احتياجه، ويقارن مسؤول المشتريات العروض، وتعتمد الإدارة الطلب وفق سياسة الشركة. عند وصول البضاعة يراجع المستودع الكمية والحالة، ثم يطابق المحاسب الفاتورة مع الطلب والاستلام. الفصل لا يعني البيروقراطية؛ هو منع شخص واحد من التحكم بالدورة كاملة دون مراجعة.
- طلب احتياج بمبرر وموعد مطلوب.
- مقارنة عروض متكافئة في الكمية والمواصفة.
- اعتماد وفق حدود قيمة محددة.
- مطابقة الكمية والسعر قبل الدفع.
مثال: فرق بين الفاتورة والاستلام
إذا كانت الفاتورة ١٠٠ وحدة بينما استلم المستودع ٩٥، لا تعتمد الدفع الكامل دون تفسير. قد تكون خمس وحدات في شحنة لاحقة أو تلفا أو خطأ مستندا. احتفظ بالحالة ومراسلة المورد، ثم اعتمد المعالجة الصحيحة.
اجعل تقييم المورد مبنيا على معاملات
راجع التأخير وتكرار رفض الأصناف وفروق الأسعار، لا الانطباع الشخصي وحده. يربط RedERP مستندات المشتريات بالمخزون والحسابات، ما يساعدك على العودة إلى أصل المشكلة. جهز قائمة الموردين ومواصفات الأصناف قبل بدء التنفيذ، ثم اختبر دورة شراء واحدة كاملة.